forretningsutvikling strategi lederrekruttering

Essensi personvernerklæring

Personvernerklæringen gjelder Essensi AS med datterselskaper. Essensi AS har drevet virksomhet innenfor rekruttering og konsulenoppdrag siden 2014, og behandler en rekke personopplysninger. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosesser, konsulentoppdrag og i forbindelse med øvrige tjenester. Nedenfor beskriver vi hvordan og med hvilket formål vi behandler personopplysninger.

1. Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å bedre brukeropplevelse og sikkerhet. Informasjonskapsler er små filer som ligger lagret i din nettleser eller på den enheten du bruker når du åpner en nettside. Det er informasjonskapslene som gjør at nettstedet husker innstillinger som for eksempel språk, brukernavn eller tekststørrelse i en viss tid. Informasjonskapslene er til for å gjøre det enklere for deg å slippe å gjenta innstillinger hver gang du besøker en nettside, eller blar mellom sider. Vi bruker funksjons- og prestasjonscookies, men ingen cookies som lagrer dine personopplysninger. Du kan selv slette informasjonskapsler når du vil ved å gå inn på innstillingene i din nettleser. Du kan lese mer om informasjonskapsler hos nkom.no.

Vi bruker industristandard analyseverktøy for analysering av besøkende, og disse verktøyene kan sette informasjonskapsler i nettleseren din, for å gi innsikt i brukeratferd ved bruk av nettsiden. Databehandler samler, gjennom analyseverktøyet Google Analytics, inn avidentifiserte opplysninger om besøkende. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet og tjenesten som leveres. Eksempler på hva statistikken brukes til er: informasjon om hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at opplysningene ikke kan spores til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Gjennom din bruk av systemet så kan det hende at noen av sidene inneholder tjenester som leveres av tredjeparter, slik som kart i en stillingsannonse fra Google Maps etc, og bruk av sider som inneholder disse tjenestene kan medføre at disse tjenestene setter ytterligere informasjonskapsler. Essensi har ingen kontroll over dette, og vi anbefaler deg derfor å gjøre deg kjent med personvernerklæringene til disse tjenestene også.

Hvis du ikke ønsker at det skal settes informasjonskapsler når du besøker nettsiden så kan du endre på dette under innstillinger i nettleseren din. Mer informasjon om dette finner du under dokumentasjonen for din nettleser. Merk at hvis du skrur av muligheten nettsiden har til å sette informasjonskapsler kan det påvirke brukeropplevelsen, samt at noen funksjoner på siden ikke vil fungere slik de er ment å fungere.

2. Potensiell eller eksisterende kunde – kontaktpersoner

For å opprettholde forretningsforbindelser med våre kunder, og for å levere på oppdrag vil Essensi sitte med personlig informasjon knyttet til dette. Vi har enten samlet inn dine personlige opplysninger i forbindelse med et oppdrag, eller ved at vi er i forhandlinger om et oppdrag. Vi bruker også kontaktinformasjonen til å invitere deg til relevante arrangementer og for å holde deg informert om Essensi og våre tjenester.

2.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?
  • Fornavn og etternavn
  • Eksisterende arbeidsgiver
  • Kontaktinformasjon: e-postadresse, telefonnummer og adresse til arbeidsplassen
  • Bestillinger og informasjon relevant for oppdraget, sammendrag og notater fra telefonsamtaler og mailkorrespondanse i tilknyttning til dette.
2.2 Sletting

Vi behandler dine personlige opplysninger inntil de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle ovennevnte formål, eller til du ikke lenger ønsker å være registrert hos oss. Personlige data som er utdatert, for eksempel på grunn av pensjonering eller avsluttet oppdrag, slettes med en gang vi får beskjed. Vi du bli slettet, send oss en mail på post@essensi.no.

Essensi har rutinemessige slettinger av kontaktinformasjon som ikke lenger oppfyller sitt formål.

2.3 Dine rettigheter

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

3. Referanser

Essensi tar kontakt med mange referansepersoner hvert år i forbindelse med gjennomføring av rekrutteringsprosesser og ulike konsulentoppdrag for våre kunder. Kandidatene som er i sluttprosess i et rekrutteringsoppdrag oppgir referansepersoner til oss. Når dette skjer, er kandidaten ansvarlig for å informere deg som referanseperson, om at kontaktinformasjonen blir videresendt til Essensi. Vår behandling av dine personopplysninger som referanseperson, brukes bare til å sjekke referansen for å hjelpe kandidaten. Vi oppsummerer alle referansesamtaler i en rapport, et utdrag fra denne kommuniseres til kunden, muntlig eller skriftlig.

3.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?
  • Fornavn og etternavn
  • Kontaktinformasjon: e-postadresse, telefonnummer, tittel og arbeidsplass.
3.2 Sletting

Vi sletter løpende i våre rekrutteringsprosesser.  Referanserapporten lagres opp til 3 år. Dette skjer i tilfelle diskrimineringstvister.

4. Om vår kandidatdatabase og kandidater som søker på stilling via vår nettside.

Vi har kandidater som ønsker å registrere seg i vår kandidatdatabase for mulige fremtidige karrieremuligheter. Andre besøker vår nettside for å søke på en spesifikk stilling. I begge sammenhenger vil kandidatene måtte registrere seg i vår kandidatdatabase. Samtlige kandidater vil bli presantert for vår personvernerklæring og må ta stilling til om de samtykker til denne, samt vurdere hvilke personopplysninger de ønsker å gi fra seg.

Når du registrere deg hos oss, vil vi i Essensi kunne søke etter deg i vår kandidatdatabase og koble deg med stillinger som vi mener passer din profil, avhengig av informasjonen du har lagt inn. Du kan selv søke på stillinger via vår hjemmeside eller kontakte oss med åpne forespørsler. I fortsettelsen kan du lese mer om hva som gjelder ved opprettelsen av en ny profil i vår kandidatdatabase:

4.1 Personnummer

Hvis du registrerer deg hos oss, IKKE skriv inn ditt personnummer i din CV, søknad/personlig brev eller kandidatprofil. Hvis det skal skje en bakgrunnskontroll i forbindelse med en rekrutteringsprosess, vil du bli informert om at dette vil skje, og du vil få anledning til å samtykke til at vi behandler ditt personnummer.

4.2 Dine rettigheter som registrert

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

4.3 Retten til tilgang

Du har til enhver tid rett til å se, og endre informasjonen vi har registrert om deg i vår kandidatdatabase. Hvis du vil vite hvilken informasjon vi har registrert, logg deg inn på din profil eller send oss en e-post: post@essensi.no.

4.4 Retten til å endre

Du har rett til å endre dine personopplysninger. Informasjonen du har gitt oss, via vår kandidatplattform, har du til enhver tid muligheten til å endre. Dette gjør du ved å logge deg inn i vår kandidatplattform. Der har du også mulighet til å slette tidligere opplastede dokumenter som CV og personlige søknader.

4.5 Retten til å slette

Du har rett til å be oss slette dine personlige opplysninger som vi behandler.

I tilfeller der det foreligger juridiske forpliktelser som hindrer Essensi fra umiddelbart å slette visse personopplysninger, kan vi nekte din forespørsel om sletting. Disse forpliktelsene eksisterer for eksempel i regnskapslover. Hvis du vil at dataene dine slettes, send en e-post til post@essensi.no. Hvis ingen lovlige forpliktelser hindrer oss fra å slette informasjonen, blir de slettet umiddelbart og senest etter 30 dager, vi vil informere deg i henhold til dette.

4.6 Retten til å sende en klage

Dersom du mener at Essensi behandler dine personlige opplysninger feil, kan du i tillegg til å kontakte oss via post@essensi.no, sende inn en klage til Datatilsynet.

5. Søk i forbindelse med rekruttering

Essensi er stadig på jakt etter talenter, også de som ikke har søkt på en stilling hos oss. Rutinene våre er at alle Essensi ansatte som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller en digital plattform, vil henvise de til vår nettside for registrering i vår database. Når kandidatene registrere seg i vår database, vil kandidaten inngå en personvernavtale med oss.

Dersom en kandidat ikke ønsker å registrere sine personlige opplysninger gjennom vår kandidatdatabase, men fortsatt ønsker å være med i en prosess for aktuell stilling, beholder vi kun dataene for den daværende prosessen. Dataene behandles i henhold til våre prosedyrer for andre kandidater. Første gang vi kontakter kandidaten, vil vi alltid sende en lenke til vår personvernerklæring som kandidaten må forholde seg til i forbindelse med utveksling av personlig informasjon som CV, søknad og andre opplysninger knyttet til rekrutteringsprosessen.

6. Kartleggingsstudier og innsamling av data

I Essensi bistår vi våre kunder i ulike typer kartleggingsstudier hvor målet er å hjelpe våre kunder i arbeidet med å utvikle deres forretningsvirksomhet. Alt etter hvilket oppdrag som skal løses, samler vi i den forbindelse inn ulike typer data via spørreundersøkelser, workshops, dybdeintervju pr telefon eller ansikt til ansikt. Vi har gode rutiner for å hente inn nødvendige samtykker der det er nødvendig ifm. spørreundersøkelser, intervju eller workshops der. Essensi sikrer at dataene kun blir benyttet i henhold til lovverk og avtaler. I tilfeller hvor listene over intervjuobjekter skal hentes fra våre kunders kundedatabaser samarbeider vi tett mht å overholde GDPR.

Når vi gjennomfører og leverer analyser i form av tekst og grafiske framstillinger, skjer all behandling av persondata internt hos oss. I noen tilfeller ønsker imidlertid våre kunder å få overført anonymiserte datafiler til seg, for å gjennomføre egne dataanalyser. Vi har rutiner for slik anonymisering og GDPR setter derfor ikke stopp for våre kunders egne analyser av data som vi har samlet inn.

7. Direkte markedsføring

Du har til enhver tid rett til å motstå bruken av dine personopplysninger for direkte markedsføring. Direkte markedsføring refererer hos oss til e-post og tekstmeldinger. Send oss en mail på post@essensi.no eller svar direkte på mail, sms, så fjerner vi deg fra våre kontaktlister.

8. Våre sikkerhetsrutiner

Essensi har som mål å alltid behandle dine personopplysninger innenfor EU/EØS der våre IT-systemer er lokalisert. Essensi har tatt i bruk sikkerhetstiltak for å sikre at behandling av personopplysninger gjøres trygt, og for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, uautorisert bruk og misbruk. Tilgang til systemene der personopplysninger er lagret, er begrenset til de ansatte og tjenesteleverandørene, som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver.  Alle underleverandører er underlagt databehandlingsavtale for å sikre personvern i henhold til standarden som følger av gjeldende personvernlovgivning (GDPR fra 25. mai 2018).

Alle ansatte er også informert om viktigheten av sikkerheten til personopplysninger, gjennom interne rutiner som regulerer bruk av passord, og arbeid utført utenfor kontoret og utlandet.

Essensi overvåker kontinuerlig våre systemer for å oppdage sårbarheter og for å beskytte dine personlige opplysninger.

9. Dataansvarlig og henvendelser

Om du har ytterligere spørsmål er du velkommen til å kontakte vår ansvarlige for personvern Berit Anne Laastad. Hun jobber som daglig leder og er partner i Essensi. Du når henne på berit.laastad@essensi.no eller post@essensi.no.

Den dataansvarlige er Essensi AS, Sandgata 5a, Postboks 343, 8001 Bodø, organisasjonsnummer 913 166 655. Ytterligere opplysninger om Essensi AS finner du på www.essensi.no.

Vi reviderer og oppdaterer våre retningslinjer knyttet til personvern årlig, og den oppdaterte informasjonen skal alltid ligge på denne nettsiden. Vi vil angi når retningslinjene sist ble oppdatert.

Bodø 31.08.2018



Webdesign levert av Nordic Hosting AS

Vi benytter informasjonskapsler (cookies)
slik at vi kan yte deg bedre service
Les mer

Personvern­erklæring og bruk av informasjons­kapsler

Vi har oppdatert vår personvern­erklæring.

Vi bruker informasjons­kapsler for at du skal oppleve at dette nettstedet er enkelt å bruke og til statistiske formål. Du kan lese mer om vår bruk av informasjons­kapsler i vår personvern­erklæring. Fortsatt bruk av nettsidene regnes som samtykke til erklæringen for personvern og bruk av informasjons­kapsler. Behandlings­ansvarlig Essensi behandler person­opplysningene om deg i overensstemmelse med personvern­erklæringen.

Du er inneforstått med at disse opplysningene således kan bli presentert for kunder og andre samarbeids­partnere av Essensi, og der behandlings­ansvarlig eller databehandler er forpliktet å gjøre dette som følge av lovpålagte krav.

Opplysningene gis frivillig, og du er gjort kjent med at du kan kreve innsyn, retting og sletting etter person­opplysningslovens § 18 samt §§ 27 og 28.

OK